Fotballens økonomiplan
Budsjett
Klubben utarbeider hvert år budsjett for kommende år. Budsjettet baseres på forsiktighetsprinsippet, og med bakgrunn i reelle tall fra foregående regnskap og budsjett.
Regnskap og økonomistyring
Kasserer er ansvarlig for å fremlegge regnskap kvartalsvis for styret. Klubben har engasjert regnskapsfører som fører regnskapet for klubben. Klubben har ekstern revisor for gjennomgang av regnskap. Regnskapsåret følger kalenderåret.
Bruk av bankkonto
Bankkontoen disponeres av Leder og kasserer i fotballgruppa.
Kontanthåndtering
Klubben har en målsetning om å begrense kontanthåndtering, og betalingsterminal/Vipps blir benyttet der det er praktisk mulig.
Ved arrangementer skal kassebeholdning telles hver dag og signeres av personen(e) som har ansvar for kontanthåndteringen. Minimum 2 personer.
Vi har lagt opp til følgende rutine for behandling av oppgjør for kiosk. Kassebeholdning telles opp før og etter hver vakt. Oppgjør for kiosk samles i perioder, og totalt omsetning for perioden skal avregnes regelmessig. Anbefalt 2 ganger per mnd. i sesong (april til juni og august til oktober). Samleoppgjør for innskudd i bank foretas av kasserer, og attesteres av 2 personer blant følgende: driftsansvarlig/kioskansvarlig for sesong/ styremedlem.
Styret i fotballgruppa ser klart en svakhet med at en person alene har alle ovennevnte oppgaver uten større kontroll fra andre involverte personer, og ser behovet for at det blir etablert gode kontrollrutiner i dette arbeidet. Klubben mener at de fleste av ovennevnte oppgaver kan kontrolleres ved at en person i tillegg til kasserer eller driftsansvarlig attesterer på bilag tilknyttet kontanthåndtering samt regelmessig oppfølging av kiosk i sesong.
Regningsbetaling
Klubben sine inngående fakturaer kontrolleres av driftsansvarlig før levering til kasserer for anvisning og betaling. Der fakturaer kommer direkte til kasserer, kan leder i hovedstyret attestere via godkjennelse i nettbank. Ved betalinger over kr 10 000,- blir betalingen lagt til godkjenning i nettbanken av kasserer, leder av hovedstyret godkjenner alle disse betalingene. I praksis er dette løst ved at kasserer i nettbanken må ha godkjennelse fra leder i hovedstyret for alle betalinger til 3. part utover kr 10 000,-
Innkreving av treningsavgifter
Klubben benytter Klubbadmin – idrettens eget innkrevingssystem – for innkreving av treningsavgift.
Innkreving gjøres kun til klubbens bankkonti, fotballens driftskonto. Det brukes ikke private konti.
Lagskasse
Det er ikke tillatt å operere med private bankkonti som lagskasse. Kasserer holder oversikt over midler øremerket til laget, men midlene skal stå på klubbens hovedkonto.
Ved sammenslåing av lag skal deltagende lags lagskontoer slås sammen til en konto og følge det sammenslåtte lag videre. Ved avvikling av lag skal konto avsluttes og innestående overføres hovedkonto til fotballgruppen.
Bilgodtgjørelse/reiseregning/dugnad
Trenere, spillere og tillitsvalgte som har avtale om lønn og/eller å få dekket utgifter til kjøring, plikter å levere godkjente bilgodtgjørelsesskjema før bilgodtgjørelse utbetales.
Avtale om dugnad skal attesteres av driftsleder, og følger forøvrig rutinen under regningsbetaling.
Ved avtale om dekning av bilgodtgjørelse skal standardskjema for dette benyttes. Skjema fås ved henvendelse til klubbens kasserer på mailadresse: regnskap@halsenif.no
Standardskjema skal utfylles med påkrevd informasjon for å kunne beregne korrekt kilometergodtgjørelse. Kasserer kontrollerer at dette dekkes av inngåtte avtaler. Godkjent skjema attesteres av kasserer før utbetaling. Utbetaling av godtgjørelse skjer på nærmeste lønnsdato som er satt til den 28. i hver måned (innlevering innen 24. til kasserer).
Økonomisk ansvar
NIFs basislovnorm sier følgende: «For avdelinger og gruppers økonomiske forpliktelser hefter hele laget, og avdelinger/grupper kan ikke inngå avtaler eller representere laget utad uten styrets godkjennelse. Dette innebærer blant annet at det bare er lagets styre (hovedstyre der laget har grupper/ avdelinger med egne styrer) som kan foreta ansettelser og inngå sponsorkontrakter». Det siste er spesielt viktig å vite når fotballgruppa i et fleridrettslag skal inngå forpliktende kontrakter med samarbeidspartnere, trenere eller utøvere. Oppgaven kan delegeres til en funksjon i særgruppen.